Политика в области обработки и защиты персональных данных ООО «АВТО-163»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в области обработки и защиты персональных данных (далее – «Политика») принята и действует в ООО «АВТО-163» (далее – «Компания»), расположенном по адресу: 443051, г. Самара, ул. Олимпийская, д. 73, литера «А», офис 308

1.2. Во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», Трудового кодекса РФ, приказов, рекомендаций и инструкций Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций, Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзора), других законодательных актов Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных, а также внутренних документов Компания обеспечивает легитимность обработки и безопасность персональных данных (далее – «ПДн») в своей деятельности.

1.3. Компания включена в Реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных (далее – «Реестр»). Указанный Реестр опубликован на сайте Роскомнадзора в сети «Интернет» по адресу: http://rkn.gov.ru.

1.4. Политика применяется к обработке ПДн Компанией в том числе в следующих случаях:

• использование веб-сайтов
• любые обращения в Компанию в любой форме, направление жалоб, комментариев или замечаний и предложений;
• посещение офисов и иных помещений Компании;
• продажа товаров, проведение работ (включая сервисное обслуживание автомобилей), оказание услуг (включая информационные услуги);
• взаимодействие с контрагентами, бизнес-партнерами при осуществлении оперативной деятельности Компании;
• в иных случаях.

1.5. Субъектами, чьи ПДн обрабатываются в соответствии с Политикой, могут являться:

• клиенты (потенциальные клиенты) Компании и их представители
• контрагенты или бизнес-партнеры (потенциальные контрагенты или бизнес-партнеры) Компании и их представители и работники;
• иные лица в случаях, предусмотренных пунктом 1.4 выше.

1.6. Принципами обработки ПДн в Компании являются:

• обработка ПДн осуществляется на законной и справедливой основе;
• обработка ПДн ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
• не допускается обработка ПДн, несовместимая с целями сбораПДн;
• не допускается объединение баз данных, содержащих ПДн, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
• обработке подлежат только ПДн, которые отвечают целям их обработки;
• содержание и объем обрабатываемых ПДн соответствуют заявленным целям обработки. Не допускается избыточность обрабатываемых ПДн по отношению к заявленным целям их обработки;
• при обработке ПДн обеспечивается точность ПДн, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки ПДн, принимаются необходимые меры по удалению или уточнению неполных или неточных ПДн;
• хранение ПДн осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта ПДн, не дольше, чем того требуют цели обработки ПДн, если срок хранения ПДн не установлен федеральным законом, согласием на обработку ПДн, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПДн;
• обрабатываемые ПДн уничтожаются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом;
• обработка ПДн не используется в целях причинения имущественного и/или морального вреда субъектам ПДн, затруднения реализации их прав и свобод.

2. Состав и цели обработки ПДн

2.1. В соответствии с принципами обработки ПДн в Компании определены состав обрабатываемых ПДн и цели их обработки. В частности, но не ограничиваясь, целями обработки ПДн в Компании в соответствии с Политикой являются:

• предоставление информации (включая информацию рекламного характера), в том числе, но не ограничиваясь, о товарах и услугах Компании, наличии специальных предложений, акций в отношении них, о финансовых услугах, связанных с приобретением и использованием товаров и услуг, о проведении мероприятий, презентаций;
• продвижение товаров, работ и услуг на рынке путем осуществления прямых контактов;
• подготовка и направление предложений о приобретении товаров и услуг, финансовых услуг, связанных с ними;
• выполнение процедур должной осмотрительности, преддоговорное согласование, заключение и исполнение любых договоров, а также контроль корректности заключения/исполнения сделок, в частности, по специальным программам, предложениям и акциям;
• контроль качества оказания услуг, проведения работ и продажи товаров;
• организация участия субъектов ПДн в различных мероприятиях, инициируемых Компанией;
• проведение исследований рынка и других статистических исследований, в том числе исследований индекса удовлетворенности качеством предоставленных товаров и услуг, опросов клиентов;
• обработка возможных рекламаций и иных обращений;
• управление взаимоотношениями с клиентами, контрагентами и бизнес-партнерами, включая использование и сопровождение информационных систем, автоматическое формирование в указанных системах проектов договоров и иных документов;
• выполнение требований законодательства, а также осуществление прав и законных интересов Компании.

2.2. Состав и цели обработки ПДн соответствуют требованиям действующего законодательства РФ в области обработки и защиты ПДн.

2.3. При обработке ПДн Компания преследует исключительно те цели, которые были определены перед началом сбора данных. Последующие изменения целей возможны только в ограниченной мере и подлежат обоснованию и информированию об этом субъекта ПДн.

2.4. Конкретные состав и цели обработки ПДн фиксируются и доводятся до сведения субъекта ПДн при сборе ПДн способом и в форме, соответствующими источнику получения и основаниям обработки таких ПДн (например, согласие на обработку ПДн, информирование об условиях предоставления услуг, соответствующий договор и т.п.).

3. Правила обработки ПДн

3.1. Обработка ПДн осуществляется Компанией на законной основе. В случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ, Компания осуществляет получение согласия (письменного согласия) субъекта на обработку его ПДн в установленным действующим законодательством РФ порядке. Если Компания получает ПДн от третьего лица, то она в обязательном порядке требует подтверждения от этого лица, что оно имеет необходимые основания для передачи ПДн в Компанию.

3.2. Компания в ходе своей деятельности вправе поручать обработку и/или передавать ПДн (предоставлять доступ к ПДн) третьему лицу, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ. При этом обязательным условием поручения обработки и/или передачи ПДн третьему лицу является обязанность по соблюдению таким лицом принципов и правил обработки ПДн, предусмотренных действующим законодательством, по соблюдению конфиденциальности и обеспечению безопасности и защиты ПДн при их обработке, обеспечению прав субъектов ПДн, а также обязательство третьего лица использовать данные исключительно в заранее определенных целях и объемах и обязательство соблюдать иные условия обработки и защиты ПДн, которые были указаны/сообщены/согласованы с субъектом ПДн Компанией

3.3. В Компании запрещено принятие на основании исключительно автоматизированной обработки ПДн решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта ПДн или иным образом затрагивающих его права и законные интересы.

3.4. В Компании НЕ обрабатываются ПДн, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

3.5. Обработка биометрических ПДн (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность и которые используются Компанией для установления личности субъекта ПДн) в Компании не осуществляется. В соответствующих случаях, при предъявлении субъектами ПДн паспортов или иных документов, содержащих фотографию субъекта, Компания не использует данную фотографию для установления личности субъекта ПДн (идентификация), а использует для удостоверения тождественности лица, предъявившего документ, с лицом, изображенным на фотографии в этом документе (аутентификация).

3.6. Компания НЕ размещает ПДн субъекта ПДн в общедоступных источниках без его согласия.

3.7. Компания организовывает процессы взаимодействия с субъектами ПДн таким образом, чтобы субъект мог обратиться в Компанию по всем предусмотренным в законодательстве РФ вопросам, связанным с обработкой его ПДн (информация об обрабатываемых ПДн, о третьих лицах, запросы на уточнение, прекращение обработки, блокировку и уничтожение), по адресу электронной почты rogalev63@yandex.ru либо путем направления письменного запроса по адресу Компании. Согласие на обработку ПДн может быть отозвано субъектом путем направления сканированной копии письменного уведомления, подписанного субъектом ПДн, на адрес электронной почты: rogalev63@yandex.ru либо оригинала письменного уведомления в адрес Компании заказным почтовым отправлением с описью вложения или курьерской службой, либо вручено лично под роспись уполномоченному представителю Компании. Компания при этом вправе продолжить обработку ПДн в случаях, установленных действующим законодательством РФ, или если ПДн обрабатываются в соответствии с иным законным основанием (в частности, в соответствии с принятыми условиями предоставления услуг).

3.8. При наличии подписок на получение информационных и рекламных коммуникаций, субъект может обратиться к Компании с просьбой об отписке от таких коммуникаций следующими способами:

• путем активации автоматической функции «Отписаться» по ссылке, присутствующей в электронном письме либо СМС сообщении (если функция доступна и поддерживается пользовательским устройством), содержащем коммуникацию. В этом случае Компания прекращает направление коммуникаций на адрес электронной почты либо номер телефона, с которого была активирована функция;
• путем обращения по телефонам: +7 (917) 118-78-08;
• путем обращения с соответствующим запросом по адресу электронной почты rogalev63@yandex.ru либо по адресу местонахождения Компании.

3.9. Компания может запрашивать согласие субъекта ПДн неоднократно при каждом обращении субъекта. В случае, если при последующих запросах Компанией согласия (например, при заполнении веб-форм с соответствующим полем для проставления галочки о согласии) таковое не будет дано, ранее данное согласие не будет автоматически признаваться отозванным и продолжит действовать в течение указанного в согласии срока.

3.10. Предоставление ПДн органам государственной власти и местного самоуправления, в суды, правоохранительные органы, а также иным надзорным органам осуществляется Компанией в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством РФ.

4. Установление правил и порядка обработки ПДн

4.1. В соответствии с требованиями, указанными в п.1.2 настоящего документа, в Компании во внутренних документах, обязательных для исполнения всеми работниками Компании, а также в соответствующих соглашениях с партнерами, контрагентами и прочими третьими лицами в части, их касающейся, определяются:

• процедуры предоставления доступа к ПДн;
• процедуры внесения изменений в ПДн с целью обеспечения их точности, достоверности и актуальности, в том числе по отношению к целям обработки ПДн;
• процедуры уничтожения либо блокирования ПДн в случае необходимости выполнения такой процедуры;
• процедуры обработки обращений субъектов ПДн (их законных представителей) для случаев, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», в частности порядок подготовки информации о наличии ПДн, относящихся к конкретному субъекту ПДн, информации, необходимой для предоставления возможности ознакомления субъектом ПДн (его законными представителями) с его ПДн, а также процедуры обработки обращений об уточнении ПДн, их блокировании или уничтожении, если ПДн являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для установленной цели обработки;
• процедуры обработки запроса уполномоченного органа по защите прав субъектов ПДн;
• процедуры получения согласия субъекта ПДн на обработку его ПДн и на передачу обработки его ПДн третьим лицам;
• процедуры передачи ПДн между пользователями ресурса ПДн, предусматривающего передачу ПДн только между работниками Компании, имеющими доступ к ПДн;
• процедуры передачи ПДн третьим лицам;
• процедуры работы с материальными носителями ПДн;
• процедуры, необходимые для осуществления уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов ПДн об обработке ПДн в сроки, установленные Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»;
• необходимость применения типовых форм документов для осуществления обработки ПДн и процедуры работы с ними. Под типовой формой документа понимается шаблон, бланк документа или другая унифицированная форма документа, используемая Компанией с целью сбора ПДн.

5. Требования к обеспечению конфиденциальности и безопасности ПДн

5.1. С целью обеспечения безопасности ПДн при их обработке в Компании реализуются требования действующего законодательства РФ в области обработки и обеспечения безопасности ПДн и требования внутренних правил компании.

5.2. Для этих целей в Компании введена, функционирует и проходит периодический пересмотр (контроль) система защиты ПДн.

5.3. Компания применяет необходимые и достаточные правовые, организационные и технические меры, включающие в себя, в том числе:

• разработку внутренних документов по вопросам обработки ПДн, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений;
• защиту ПДн от несанкционированного доступа, неправомерной обработки или передачи, а также от утери, искажения или уничтожения (вне зависимости от того, автоматизированная или неавтоматизированная обработка ПДн осуществляется);
• определение и внедрение перед введением новых процессов обработки ПДн и новых информационных систем персональных данных (далее – «ИСПДн») технических и организационных мер, обеспечивающих защиту ПДн, ориентированных на современный уровень техники и необходимую степень защиты ПДн;
• определение угроз безопасности ПДн при их обработке в ИСПДн;
• установление правил доступа к ПДн, обрабатываемых в ИСПДн, а также обеспечение регистрации и учета действий, совершаемых с ПДн в ИСПДн;
• контроль и оценка эффективности применяемых мер (в том числе с привлечением третьих лиц для таких проверок);
• обнаружение фактов несанкционированного доступа к ПДн (и других инцидентов с ПДн) и принятие мер;
• восстановление ПДн.

5.4. В части обеспечения конфиденциальности обработки Компания предпринимает меры, направленные на предотвращение несанкционированного сбора, обработки или использования ПДн:

• предоставление доступа к ПДн только в случаях и в порядке, предусмотренном законодательством РФ;
• ознакомление работников Компании, непосредственно осуществляющих обработку ПДн, с положениями законодательства РФ о ПДн, в том числе требованиями к защите ПДн, документами, определяющими политику Компании в отношении обработки ПДн, локальными актами по вопросам обработки ПДн, требованиями к неавтоматизированной обработке ПДн, и (или) обучение указанных работников.

5.5. В Компании назначены лица, ответственные за организацию обработки и обеспечения безопасности ПДн.

5.6. Руководство Компании заинтересовано в обеспечении безопасности ПДн, обрабатываемых в рамках выполнения основной деятельности Компании, как с точки зрения требований действующего законодательства РФ и корпоративных правил, так и с точки зренияминимизации рисков для субъектов ПДн.

6. Контроль

6.1. Контроль за выполнением настоящей Политики осуществляется лицами, исполняющими соответствующие роли согласно внутренним распорядительным документам Компании, в соответствии с их функциями, а также руководителями управлений, департаментов, отделов и подразделений Компании – в отношении выполнения положений подчиняющимися ими работниками.

7. Заключительные положения

7.1. Настоящая Политика вступает в силу с момента ее утверждения и действует до момента внесения изменений и/или принятия нового документа в соответствии с внутренним порядком Компании.

7.2. Политика может время от времени обновляться или иным образом изменяться Компанией, при этом любые изменения подлежат опубликованию Компанией. Компания также может уведомить об этом субъектов, чьи ПДн обрабатываются Компанией в соответствии с Политикой. Такие изменения вступают в силу с момента их публикации.

7.3. В случае если какое-либо из положений настоящей Политики является или становится недействительным, это не затрагивает действительность остальных положений настоящей Политики.

7.4. В случае изменения нормативно-правовых актов, использованных в настоящей Политике, настоящая Политика продолжает свое действие в части, не противоречащей действующему законодательству. В остальной части Компания руководствуется нормами действующего законодательства РФ.